如何用10天搞定一场华丽丽的发布酒会?华丽团队独门秘籍大放送


2015年7月10日,华丽志/华丽集在北京长安W酒店举办了一场华丽丽的融资暨新产品发布会。(活动精彩实录视频藏在文中~!)

你知道吗?这么一场高大上的活动,竟然是一支 10人左右的精锐创业团队在繁忙的日常工作间隙,用仅仅 10天的时间突击筹备完成的!

yellow

7月1日,创始人余燕从香港参加完巴黎银行的活动归来,向大家披露了华丽志/华丽集已经顺利完成天使轮融资的好消息。经过讨论,确定要在 7月10日举办一场融资/新产品发布酒会。

而整个团队的心情,是激动的,更是抓狂的:

任务艰巨,这场活动的硬性要求如下:

  1. 嘉宾在100人左右。
  2. 活动包括融资信息,以及三大产品(华丽大问卷,华丽空间,InnoBrand 2015创新品牌大赛)发布。
  3. 保证活动当天,每一个场景都有摄影师跟拍,华丽志的元素在每一张照片中得到曝光。
  4. 发布会要符合华丽志高能、高品位的调性。
  5. 活动要流畅高效,执行环节无硬伤。

而当时的形势,是这样的:

  1. 场地还没有确定!
  2. 发布会具体有哪些环节还没有确定!
  3. 邀请嘉宾还没有确定!
  4. 要做哪些宣传物料还没有确定!
  5. 活动要用哪些物料还没有确定!
  6. 活动的预热、宣传方式还没有确定!
  7. ………………还没有确定!

%>_<%

于是,从7月1日开始,华丽志团队开始了10天的冲刺期。

同时,华丽志的日常运营工作也需不受干扰,business as usual ~

【7月1日   周三   距离发布会开始还有9天 】

正式决定之后,我们全体出动,用两个小时问遍了以北京CBD为圆心、直径三公里之内的所有酒店(因为预计多数嘉宾来自这个区域),仔细斟酌性价比,最终选址在建国门桥附近交通便捷的北京长安街 W酒店,然后直接火速前往 W酒店 The Kitchen Table 餐厅 – 下沉花园查看场地。确定了签字板和红毯的大致位置,并提议下沉花园楼梯旁边那堵墙最好能装饰出华丽志元素。

进度:光速一般确定了场地;确定了酒会的几大环节。

【7月2日   周四   距离发布会开始还有8天】

华丽志双人小分队与供应商大叔相约去 W酒店看场地。但是无奈大叔迟到,于是两个姑娘就用两种不同型号的卷尺趴在地上量红毯和签字墙的具体尺寸……

原本考虑在W酒店下沉花园在墙壁上作装饰版,突出华丽志Logo,但如果用橡皮泥贴把装饰板贴在墙上,有可能在墙壁上留下印记,破坏墙面。所以最后决定用幕布作装饰墙(最终活动上气势如虹的华丽大幕布就此诞生。(据说,这是W酒店第一次幕布装饰场地)。

同时,联系了洛伊摄影,确定他们可以为活动进行全程拍摄,并且火速找到了为华丽空间绘制效果图的设计师。

进度:测量了所需物料的尺寸;与酒店确定了活动当天需要提供的物料和技术支持。

【7月3日  周五 距离发布会开始还有7天】

距离发布会就一周了。晓悦带领负责灯光摄像的小哥们去W实地考察布线设置,并且特意等到晚上8点看效果——夜幕的下沉花园,自带柔光,美呆了!

W hotel

同时,联系了一家新创立的奢侈品共享应用“久物”为华丽志团队提供国际一线设计师的礼服和配饰,并确定周日下午去试衣。

进度:确定酒会当天的几个摄影点,以及摄影灯光如何走线。

【7月5日  周日  距离发布会开始还有5天】

中午,华丽志团队去久物刚投入使用的体验店试礼服,确定了最终的造型,并在现场开了个工作会,把活动当天需要的设计物料统统确定。

进度:确定礼服造型,以及需要准备的设计物料(于是,美工姑娘开始了连续5天夜以继日的奋战……)

【7月6日  周一  距离发布会开始还有4天】

这一天,大家纷纷四散去与相关人士主动沟通,灯光师、摄影师、手绘师、供应商、酒店经理、淘宝店小二…… 美工姑娘在晚上8点敲定了邀请函的设计,活动正式进入邀请嘉宾阶段。

Invitation

进度:邀请函设计稿确定,并开始向一些嘉宾通过微信定向发放;华丽空间手绘效果图草图出炉;采购各种活动物料,如桌签、红毯、挂幕布的绳子等等……

【7月7日  周二  距离发布会还有3天!】

这一天的花絮是:《小时代》系列电影的艺术总监黄薇老师赠送给华丽志两张《小时代4》的首映票,最终决定派美工姑娘和酒会主持人Claire 出席——这也是活动繁忙筹备中的一丝喘息机会。

美工姑娘与电脑斗争了一个晚上:由于酒会需要的幕布达到了6米*8米,在Photoshop里设计时太耗内存,据说“动一下鼠标,电脑就卡一下”,如此在PS里纠结到半夜,终于按时完成了幕布和签字墙背板的设计。

进度:签字墙、幕布、华丽志宣传册的设计定稿;陆续开始确定嘉宾名单。

【7月8日   周三  距离发布会还有2天!】

这天已是周三,酒会在周五,所以当天一定要把邀请函用快递寄出。

不幸的是,加急印刷的邀请函打印质量十分不理想…… 所有的邀请函需要重新印!当时已经是中午1点了。草草吃过午饭,晓悦就奔赴另一个印刷厂快印。

上午,华丽志全能助理小米在疯狂写快递单,并与顺丰快递小哥相约下午5点半寄出邀请函。

mireya

快 5点的时候晓悦终于速印完邀请函,但是无奈赶上晚高峰打车无力(打上车也走不动),于是开始从大望路往位于CBD的华丽志办公室狂奔。

5点半,顺丰小哥到来,装邀请函的信封已经准备好,嘉宾名字也已经在信封上金字写好,唯独没有邀请函~!

5点45,风尘仆仆的晓悦带着邀请函抵达办公室,开始装信封,发快递。

6点时,顺丰小哥满意地带着一大摞装有“华丽志|华丽集酒会邀请函”的快递离开。

晚上,美工姑娘和主持人Claire一起去五棵松参加《小时代4》的首映礼。看过悲情大结局后,擦干眼泪,她们纷纷回家,修改设计、准备串词……

进度:纸质版邀请函快递发出;酒会PPT初稿确定;华丽空间手绘效果图出炉。

【7月9日  周四 距离发布会还有 1天!】

下午,整个团队开了活动分工大会,正式确定了各自的职责,并事无巨细把全部流程过了一遍,大家头脑风暴,力求不让任何事情在流程上出纰漏。

而这一天依旧是生死时速。发布会用的12个X展架,在这 1天之内被设计出来!美工姑娘 10点半离开办公室,把 X展架物料信息发给供应商老板,并与另一家负责打印的供应商联络,但当时未得到回复。凌晨 1点半的时候,打印店老板发来报价,而美工姑娘因报价较高还从容展开了砍价攻势!交易达成之时,已是7月10日(活动当天)凌晨2点。

而在办公室,晓悦因为要安排酒会拍摄流程以及写新闻发布稿,也奋战到了深夜——当她想离开办公室的时候,发现没带钥匙,既锁不了办公室的门,也回不了家,于是在办公室的沙发上和衣而卧,将就了一晚…… 不幸被蚊子闹了半宿,索性爬起来发微信给大家,提醒活动前应该买几瓶驱蚊液,以防嘉宾们被蚊子骚扰。(感动到泪奔~~~~)

进度:华丽志、华丽集小册子印出;X展架设计定稿;PPT最终定稿;活动分工完毕。

【7月10日   发布会当天!!】

11点,几位同事从办公室出发,扛上各种大包前往 W酒店。

下午2点,供应商大叔也带着幕布、签字墙、易拉宝等物料来W汇合,大家齐心协力开始布置会场,包括铺地毯、挂幕布、摆桌子、布置签到台、搭X展架、测试大屏幕……

teams

4点,几位需要发言的团队成员彩排了一遍流程。之后火速吃工作餐。吃过之后,姑娘们集体开始拿出工具化妆,换上礼服,踩着高跟鞋,光彩照人地等待嘉宾的到来。

screen

接着,这么一场高效却不失格调,简约却内容丰富的发布会,最终圆满举行。请欣赏发布会的精彩视频:

晚 10点活动结束,团队成员换下礼服,摘幕布,拆签字墙,把物料打包,让场地恢复成之前的样子。两位同事护送物料回办公室,大家纷纷四散回家补觉。

综上所述,10天的准备工作中,一些隐性关键点的确需高亮:

  • 平日与人为善,积累正能量是王道!

之所以能在 10天之内团结到这么多外部力量,和平日积累的 RP分不开——很难想象在孤立无援的情况下临时到处搜罗摄影师、摄像师、借礼服…… 会是怎样一番兵荒马乱%>_<%。

  • 一切以效果为导向!

“四两拨千斤”是《华丽志》的一贯风格,让最简单的环节产出最棒的效果,办活动亦如此——绝对不按传统活动策划的套路出牌,摒弃任何无用的形式主义。而且,一切不以结果为导向的活动策划都是耗费团队精力的耍流氓行为。

  • 执行力,执行力,执行力!

举办一场活动的确不是简单事儿,只要想办法,很多难关都是可以陆续攻克的(攻克不了就绕道走)。执行的意义堪比阿波罗登月——个人的一小步,团队的一大步

  • 团队成员个个顶呱呱!(这点着重高亮)

这点不夸口:任何一个华丽志团队成员拎出去都有大将风范,能演讲、会社交、穿的了礼服、扛得了大包

最后,华丽志也要再次感谢各位为发布酒会贡献力量的各路小伙伴们:

  • 北京长安W酒店 Kitchen Table 餐厅经理 Anson 张鹏,以及餐厅的所有帅哥美女服务生们
  • 为华丽空间绘制效果图的设计师  徐寒
  • 印刷供应商 江老板、王老板
  • 提供礼服配饰并附赠造型服务的奢侈品共享应用“久物”创始人刘梦媛和市场总监 Yoyo
  • 洛伊摄影,达美影像(DMPhoto),《南方人物周刊》梁辰、《博客天下》尹夕远,《色影无忌》戴凤、灯光师于福亮

归根结底,“正能量的一切必将汇合”!

签字墙

华丽团队

敬上

ANT2532-1024x683


营销与传播等商务合作,请发邮件至:contact@hualizhi.com

标签:

 

相关阅读